Personvernerklæring

Oppdatert 22. juli 2024.

Hva er denne personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen inneholder informasjon om hvordan Sentralen behandler personopplysninger som Sentralen samler inn og lagrer. Erklæringen gir informasjon om hvilke opplysninger som samles inn, hvordan disse samles inn, formålet med innsamlingen og det rettslige grunnlaget(behandlingsgrunnlaget) for innsamlingen. Erklæringen inneholder også informasjon om dine rettigheter.

Har du spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger eller ønsker å komme i kontakt med oss, finner du kontaktinformasjonen nedenfor.

Sentralen Oslo AS

Øvre Slottsgate 3

0157 Oslo

Organisasjonsnummer: 916 763 867

E-postadresse: post@sentralen.no

Telefonnummer: 22 47 25 00

Hvem gjelder erklæringen for

Denne personvernerklæringen gjelder for:

• Personer som sender forespørsler på leie av lokaler hos Sentralen,
• Personer som leier lokaler hos Sentralen, og aktiviteter knyttet til utleie av lokaler,
• Personer som leier kontorplass på Sentralen,
• Besøkende og publikum i Sentralens lokaler,
• Aktiviteter knyttet til salg og booking,
• Aktiviteter tilknyttet planlegging og produksjon av arrangementer,
• Aktiviteter tilknyttet markedsføring og salg av billetter.

Om Sentralen Oslo AS

Sentralen Oslo AS er virksomheten som driverarrangementshuset Sentralen, på vegne av Sparebankstiftelsen DNB. Sparebankstiftelsen DNB gir bidrag til allmennyttige formål, og er en uavhengig stiftelse, med flere datterselskaper. Datterselskapet Sentralen Oslo AS er driftsselskapet som driver arrangementshuset Sentralen. Datterselskapet Øvre Slottsgate 3 AS er et eiendomsselskap som eier bygningene Sentralen befinner seg i. Sparebankstiftelsen Dnb er ene-eier av Sentralen Oslo AS og Øvre Slottsgate 3 AS. Selskapet Sentralen Oslo AS imøtekommer deler av formålet til Sparebankstiftelsen. Sentralen ligger i sentrum av Oslo, i Kvadraturen. Sentralen leier ut møterom og lokaler til alle virksomheter, men har også et tydelig formål om å legge til rette for kulturproduksjon og samfunnsinnovasjon. Sentralen er også kontorfellesskap for nesten 400 mennesker som jobber innenfor de to formålene. Selskapet SoCentral AS fremleier kontorplasser til sosiale entreprenører i to av etasjene til det ene bygget til Sentralen. Sentralen leier selv ut kontorplasser til kulturprodusenter i to etasjer i det ene bygget. I tillegg leier Sentralen Mat AS lokaler til kafe og restaurant, og tilbyr catering og barer i hele bygget.

Behandlingsansvarlig

Sentralen Oslo AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger.

I tilfeller der opplysningene også behandles av databehandlere vil dette være spesifisert.

Hvordan vi bruker personopplysninger

Vi bruker kun personopplysninger til formålene som er beskrevet nedenfor.

Personopplysningene blir jevnlig oppdatert.

Sentralen lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som nødvendig ut fra formålet med behandlingen, eller som det foreligger lovbestemt oppbevaringsplikt for.

Hvordan vi samler inn personopplysninger

• Gjennom innsending av e-post,
• Gjennom telefonsamtaler,
• Gjennom innsending av programskjema,
• Gjennom innsending av forespørselskjema,
• Ved direkte booking av møterom i online booking,
• Ved innsending av skjema via Aktiv i Oslo,
• Ved innsending av skjema via selskapslokaler.no,
• Ved innsending av skjema gjennom konferanse.no,
• Ved samtykke til mottakelse av nyhetsbrev om arrangementer på Sentralen,
• Ved billettkjøp.

Samtlige personopplysninger blir innhentet av den enkelte person, ved innsendelse av informasjon, med unntak av eventuell supplementeringsinformasjon, som blir hentet fra den offentlige kilden Brønnøysundregistrene via brreg.no.

Det lagres ikke sensitive personopplysninger.

Ved booking og planlegging av arrangementer

SuperOffice/Priava

Sentralen bruker CRM-systemet SuperOffice og bookingsystemet Priava Momentus til booking og produksjon av arrangementer og bookinger.

SuperOffice Norge AS, og Ungerboeck Systems International, LLC er databehandlere av personopplysningene som lagres i systemene.

Formålet med lagring av personopplysninger i SuperOffice

• Registrere og besvare henvendelser/forespørslersom har kommet gjennom e-post, forespørselskjema og telefon,
• Sende tilbud på leie av lokaler,
• Sende bookingbekreftelser og kontrakter,
• Følge opp kundeforholdet,
• Forstå og forbedre våre tjenester basert påtilbakemeldinger fra leietakere, og kontakte disse ved behov for ytterligereinformasjon og oppfølging,
• Utføre kundeservice,
• Planlegge og produsere arrangementer og bookinger,
• Sørge for kontinuitet ved kundeforholdet,
• og at booking- og produksjonshistorikk kan overleveres mellom ansatte.

Formålet med lagring av personopplysninger Priava

• Planlegge bookinger/arrangementer i samarbeid med kunden,
• Lagre kjøreplaner,
• Registrere bestillinger av teknikk, servering og annet relatert til arrangementet/bookingen,
• Lage salkart/lister over allergier og matpreferanser, for å kunne servere riktig mat,
• Levere bestilte tjenester,
• Produsere bestillingsbekreftelser/proformafakturaer,
• Sende fakturagrunnlag for leie av lokaler, servering, teknikk, bemanning og andre tjenester til Visma Business,
• Produsere anonymisert statistikk og analyse til forretningsutvikling.

Forespørselskjema og programskjema og Tixly

Sentralen bruker plattformen Webflow til nettsidenesentralen.no og programskjema.sentralen.no, og drifter, vedlikeholder ogutvikler disse nettsidene på egenhånd.

Forespørselskjema sendes via nettsiden.sentralen.no.

Programskjema sendes vi nettsiden.sentrlaen.no.

Webflow Inc. er databehandler av personopplysningene somsendes inn via skjemaer på disse nettsidene.

Sentralen bruker Tixly som plattform for billettsalg.

Tix EU ehf er databehandlere av personopplysninger som Sentralen registrerer i plattformen.

Formålet med lagring av personopplysninger på sentralen.no – forespørselskjema

• Registrere og besvare forespørsler sendt inn gjennom forespørselskjema.

Formålet med lagring av personopplysninger på programskjema.sentralen.no - programskjema

• Opprette bruker i Tixly med tilgang til arrangementet den er arrangør for:
  • Antall solgte billetter,
  • Anonymisert geografisk rapport overbillettkjøpere.

• Kontakte arrangør for å tydeliggjøre innsendt informasjon, rette feil, dobbeltsjekke etc.
• Levere avtalte billettsalgstjenester.
• Sende bekreftelser på e-post når billetter er i salg,
• Sende salgsrapporter med antall solgte billetter og geografisk rapport over billettkjøpere som skal brukes til å fakturere billettinntekter, om kunden ikke får ut denne selv.

GetAccept

Sentralen bruker plattformen GetAccept for digital underskrift på kontrakter.

GetAccept Inc. er databehandler av personopplysningene som registreres på plattformen av Sentralen.

Formålet med lagring av personopplysninger i GetAccept

• Sende kontrakter på leieforholdet,
• Sende kontrakter på,
• Lagre underskrevne kontrakter.

Hvilke opplysninger samles

I SuperOffice

• Organisasjonsnavn,
• Fakturaadresse, postnummer, sted, land,
• Organisasjonsnummer
• E-postadresse for faktura,
• Ansatte:
  • Fornavn og etternavn,
  • E-postadresse,
  • Telefonnummer,
  • Stillingstittel - (om den står i e-postsignatur).
• E-postkorrespondanse som omhandler forespørsler, bookinger, bekreftelse og planlegging av booking/arrangement.

Alle forespørsler og bookinger registreres også i Sentralens bookingsystem Priava.

I Priava

• Organisasjonsnavn – synkroniseres fra SuperOffice
• Fakturaadresse, postnummer, sted, land – synkroniseres fra SuperOffice
• Organisasjonsnummer – synkroniseres fra SuperOffice
• E-postadresse for faktura – synkroniseres fra SuperOffice
• E-postkorrespondanse- lagres automatisk om e-post sendes fra Priava
• Fakturakopier
• Referanse for faktura
• Ansatte:
  • Fornavn og etternavn – synkroniseres fra SuperOffice
  • E-postadresse – synkroniseres fra SuperOffice
  • Telefonnummer – synkroniseres fra SuperOffice
  • E-postkorrespondanse – lagres automatisk ome-post sendes fra Priava

For bookinger som krever en underskrevet kontrakt sender Sentralen kontrakter gjennom plattformen GetAccept.

I GetAccept

• Fornavn og etternavn,
• E-postadresse,
• Mobilnummer.

For bookinger som velger å selge billetter gjennom billettplattformen Tixly samler vi inn følgende personopplysninger

I Tixly

• Fornavn og etternavn på kontaktperson (er) som er arrangør,
• E-postadressepå kontaktperson(er) som er arrangør,
• Mobilnummerpå kontaktperson(er) som er arrangør.

Fra personer som melder seg på nyhetsbrev for informasjon om Sentralen

Sentralen bruker CRM-systemet SuperOffice til å sende informasjon om Sentralen til personer som sine personopplysninger er lagret i SuperOffice, om personen samtykker til dette.

Rettslig grunnlag

Samtykke.

Formål

Å sende relevant informasjon til personen. Kategoriene med informasjon er:

• Informasjon om våre leieordninger med rabatterte priser,
• Nyheter, oppdateringer og informasjon,
• Sesongtilbud, rabatter og eksklusive tilbud,
• Kundeundersøkelser.

Hvordan samles opplysningene inn

E-postadressen samles ved at personen får en e-post når den blir registrert i SuperOffice, med en link til en egen nettside for e-postpreferanser. Personen velger selv hvilke e-poster den ønsker å motta på denne nettsiden.

Det vil være en personlig link til nettsiden for e-postpreferanser i alle e-poster som personen har samtykket til, der personen når som helt kan endre preferansene.

Opplysninger som samles inn

• Navn,
• E-postadresse,
• Preferanser.

Overvåkingskamera i gata

Sentralen har 10 overvåkningskameraer som filmer fortauene utenfor Sentralen, og egen eiendom, slik som varelevering og bakgård.

Rettslig grunnlag

Berettiget interesse.

Formål

• Avskrekkende effekt,
• Forebygging og oppklaring av straffbare handlinger fordi det er stor fare for kriminalitet,
• Beskytte bygningen mot innbrudd, tyveri eller hærverk ved tydelig overvåkning.

Hvordan personopplysningene samles

Opptakene samles ved hjelp av 10 overvåkningskameraer plassert på Sentralens fasade.

Av billettkjøpere

Sentralen bruker billettplattformen Tixly for salg av billetter. Ikke alle arrangører på Sentralen velger å bruke Tixly som billettleverandør.

Sentralens vilkår og betingelser for bruk av Tixly er her.

Tixlys egen personvernerklæring er her.

Rettslig grunnlag

For å oppfylle en avtale.

Billettkjøpere har også mulighet til å samtykke til nyhetsbrev fra Sentralen ved kjøp av billetter gjennom Tixly. Dette samtykket kan trekkes tilbake når som helst, ved å klikke på en link nederst i nyhetsbrevet.

Formålet med lagringen av personopplysningene

• Behandle billettkjøp,
• Sende bestillingsbekreftelser og kjøpte billetter på e-post,
• Å sende informasjon og påminnelser om arrangementet det er kjøpt billetter til på e-post og/eller sms,
• Å importere e-postadresser som har samtykket tilnyhetsbrev til nyhetsbrevplattformen Make,
• Gi kundestøtte og kundeservice,
• Lage statistikk og analyser over demografien til billettkjøpere,
• Refundere billettkjøp,
• Å endre eller flytte billetter.

Hvordan samles opplysningene inn

Opplysningene samles inn ved at billettkjøpere selv sender inn informasjon i billettkjøpsprosessen på internett. Opplysningene samles inn både ved opprettelse av egen profil med eget passord, og uten opprettelse av profil.

Om billettene selges i døren på Sentralen, er det Sentralens ansatte som registrerer informasjonen basert på informasjon som gis muntlig av billettkjøperen.

Opplysninger som samles inn

• Fornavn og etternavn,
• E-postadresse,
• Adresse, postnummer, sted, land,
• E-postadresse,
• Mobilnummer,
• Kjønn.

Fra personer som melder seg på nyhetsbrev om arrangementer på Sentralen

Sentralen bruker plattformen Make for å sende nyhetsbrev om arrangementer til personer som samtykker til mottak av e-poster. Nyhetsbrev om arrangementer sendes ukentlig. Nyhetsbrev kan også inneholde informasjon om andre tilbud på Sentralen.

Databehandler for personopplysningene som samles inn er Make AS.

Rettslig grunnlag

Samtykke.

Formål

Å sende nyhetsbrev med informasjon om publikumsarrangementer og annen publikumsrettet, og besøksrettet informasjon gjennom plattformen Make. Informasjonen kan være om arrangementer, serveringstilbud og nyheter tilpasset privatpersoner og publikummere.

Hvordan samles opplysningene inn

Opplysningene samles inn på to måter:

1.     E-postadressen samles inn ved at du skriver dine-postadresse inn i feltet for påmelding, og klikker «Meld meg på». Da samtykker du i å motta nyhetsbrev fra oss. Det er frivillig å oppgi e-postadressen din til dette formålet. Du kan når som helst melde deg av nyhetsbrevet, ved å klikke på en link nederst i e-postene som du mottar. E-postadressen deles ikke med en tredjepart/andre.

eller

2.     Ved at du huker av for at du samtykker til mottakelse av nyhetsbrev når du kjøper en billett på billettplattformen Tixly.

Samtykket til å motta nyhetsbrev kan kun brukes til dette spesifikke formålet.

Opplysninger som samles inn

• Navn,
• E-postdresse,
• Interesser.

Fra personer besøk til leietakere av kontorer på Sentralen

Sentralen bruker besøkssystemet onVisit for registrering av besøkende. Det er frivillig å registrere sitt besøk på Sentralen. Registreringen medfører at personen du skal besøke får en sms på sin mobiltelefon med beskjed om at den har fått besøk.

Rettslig grunnlag

Samtykke

Formål

For at besøkende skal kunne gi beskjed om at de er ankommet til personen de skal besøke.

Hvordan opplysningene samles inn

Opplysningene samles inn av deg, ved at du selv registrerer disse i systemet.

Informasjonen slettes umiddelbart fra systemet. Meldingen til personen du skal besøke blir lagret på vedkommendes telefon, til den selv bestemmer å slette dette. Beskjeden inneholder ditt navn, ditt organisasjons-/bedriftsnavn og telefonnummer.

Opplysningene som samles inn

• Fornavn og etternavn,
• Organisasjonsnavn,
• Mobilnummer.

Google Analytics / Nettstatistikk

Sentralen samler avidentifiserte opplysninger om besøkende på sentralen.no gjennom analyseverktøyet Google Analytics. Opplysningene som behandles er avidentifisert og aggregerte. Det er ikke mulig å spore opplysningene tilbake til den enkelte bruker.

Rettslig grunnlag

Berettiget interesse

Formål

• Utarbeide statistikk som brukes til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet.
• Lage statistikk på antall besøk på ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som brukes.

Dine rettigheter

Du har krav på innsyn i personopplysningene vi har registrert om deg, og retting av opplysningene om de er feil. Du har også rett til å kreve at opplysningene blir slettet, at vi begrenser hva slags opplysninger vi registrerer om deg, rett til å protestere mot at vi behandler dine personopplysninger og be om at vi sender deg personopplysningene som vi behandler om deg.

Henvendelser om dine rettigheter kan sendes til post@sentralen.no. Vi vil svare på dine henvendelse innen 30 dager.

Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med gjeldende regler eller vilkårene i denne personvernerklæringen kan du også kontakte Datatilsynet: www.datatilsynet.no.

Sletting og arkivering av personopplysninger

Personopplysninger vi har behandlet i forbindelse med booking av lokaler, og planlegging av arrangementer lagres i 5 år.

Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i inntil 5 år, i henhold til lovens krav.

Hvordan vi sikrer dine personopplysninger

Sentralen gjør sikkerhetstiltak av IT-struktur, og krav til leverandører og databehandlere. Sentralen sørger for best mulig informasjonssikkerhet med hensyn til behandling av personopplysninger.

Utlevering av opplysninger til tredjeparter

Vi vil ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere personopplysninger til andre, med mindre vi er rettslig forpliktet til det.

Apeland AS

Apeland AS er Sentralens leverandør av konsulenttjenester innenfor markedsføring og kommunikasjon. Apeland AS er en av Sentralens databehandlere. Sentralens databehandlere behandler personopplysninger etter instruks fra Sentralen, og kan ikke bestemme formålet med behandlingen, eller utnytte dine personopplysninger til et annet formål.

SentralenMat AS

Sentralen samarbeider med Sentralen Mat AS om å levere tjenester avtalt med kunder som booker lokaler på Sentralen. Sentralen Mat AS leverer catering og servering til arrangementer på Sentralen.

Hvor lenge vi lagrer personopplysninger

Sentralen lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som nødvendig utfra formålet med behandlingen, eller som det foreligger lovbestemt oppbevaringsplikt for.

Endringer i personvernerklæringen

Sentralen vil jevnlig evaluere og endre personvernerklæringen, slik at den er oppdatert, enkel å forstå og i tråd med personvernforordningen.

Når vi oppdaterer personvernerklæringen, vil dato for oppdatering komme tydelig frem i denne erklæringen.